Caisse / point de vente

Les utilisateurs n'ont accès qu'aux caisses des centres auxquels ils sont rattachés et peuvent consulter les détails de la session en cours et de l'historique de session via les entités Session (qui donnent accès aux opérations, commandes et paiements).

La caisse est utilisée pour faire des ventes de deux manières :

A) la commande correspond à l'encaissement d'un financement d'une réservation : c'est le seul cas ou un Paiement est créé (ajouté au financement)

B) le paiement se fait via l'ajout de services dans une réservation spécifique

Un historique des sessions et des commandes est disponible via [App "Point de vente" > Historique]:

• L'option "Session" permet de faire la recherche de sessions par le libellé de la commande, le centre, l'utilisateur et entre une date de début et de fin de la création de la session.

• L'option "Commande" permet de faire la recherche de commandes par le libellé de la commande, le centre, l'utilisateur, le financement et entre une date de début et de fin de la création de la commande. Dans la liste des résultats, sont présentés l'identifiant, le libellé, la date de création, la session associée, le financement, le client, le total HT et le total TTC.

Workflow de la session de caisse

La session de caisse est établie par l'utilisateur et par centre. Elle comporte deux états : « pending » et « closed ».

Fermeture de la caisse

Lors de la clôture d'une session de caisse, si le montant total de fermeture incorrect (c'est à dire qu'il ne correspond pas au montant d'ouverture sur lequel sont appliqué les rentrées et les sorties), alors une alerte est générée pour indiquer que la caisse a été fermée avec un montant erroné.

Dans ce cas, une opération de sortie de caisse est également créée pour ajuster la différence entre le montant de clôture attendu et celui effectivement enregistré, afin de maintenir la caisse dans un état cohérent.

Affichage des prix TVAC

Les prix à l'unité sont affichés TVAC. En cas de modification par l'utilisateur, la valeur encodée est réputée être TVAC et le prix HTVA est calculé sur base de la TVA associée au produit.

• Le taux de TVA est toujours pris en compte

• Le prix HTVA a une précision de 4 décimales

• C'est toujours le prix TVAC (arrondi) qui est affiché

Paiement des réservations en caisse

La caisse permet de payer des financements. Ceci se fait via : Application Caisse > Sessions en cours

• Dans le panneau latéral droit, utiliser le bouton caisse pour aller sur l'écran de caisse.

• Cliquer sur Nouvelle commande

• Dans l'onglet réservations, rechercher la réservation concernée pour afficher ses éventuels financements.

• Sélectionner le financement qui est payé via la caisse (par défaut le « montant dû » renseigné est celui du financement, mais il peut être modifié)

• Sur le pavé numérique, sélectionner "Paiement"

• Valider le paiement et les éventuels moyens de paiement (par défaut "Espèce", mais peut être modifié en "Carte"

• Valider les encaissements et finaliser la commande

Un paiement est alors ajouté au financement correspondant. Si le total payé correspond au montant dû, le financement est marqué comme payé.

Paiement des produits en caisse

La caisse permet de vendre des produits. Ceci se fait via : Application Caisse > Sessions en cours.

Le produit vendu peut être ajouté à une réservation spécifique en choisissant le numéro de la réservation, ou peut être vendu au client de passage du centre. Les produits associés au client de passage ne seront pas liés à une réservation, mais seront traités via la facture de vente au comptoir.

Découpe en paiements et encaissements

La caisse permet de découper une commande en plusieurs paiements.

L'écran de droite permet de sélectionner les produits (partie droite) à mettre sur le paiement en cours (partie gauche).

Pour mettre un produit sur un paiement il faut utiliser l'écran de droite, sélectionner le ou les produits à ajouter sur le paiement (en utilisant les cases à cocher), et cliquer sur le bouton "ajouter" (bouton rond avec "+").

Par défaut c'est le montant total du produit qui est ajouté, pour paiement en espèces. Mais ceci peut être modifié : à la fois pour le mode de paiement, et le nombre d'encaissements (il est possible d'encoder une partie du paiement en espèces et une autre partie par carte).

Cas particuliers :

• Il est possible de mettre une commande sur une réservation. Dans ce cas, rien n'est encaissé directement et un groupe de services supplémentaires est créé dans la réservation renseignée. Le client de la commande est automatiquement mis à jour sur base du client de la réservation sélectionnée.

• Lorsqu'elle a été clôturée, il reste possible de modifier une commande tant que la facture sur laquelle elle a été mise n'a pas été émise.

Feuilles de caisse

Feuilles de caisse par session

Sur la liste des sessions de caisse clôturées, il y a un bouton qui permet d'accéder aux détails de la feuille de caisse.

La feuille de caisse contient les informations suivantes :

• Les détails du montant ouvert, fermé, attendu et la différence à la fin de la fermeture de la caisse (basés sur les commandes et les espèces).

• Les détails de toutes les commandes et des mouvements de la caisse.

Il y a également un récapitulatif des paiements des commandes, qu'ils soient en espèces, par carte bancaire ou par bon d'achat.

Le récapitulatif des mouvements de la caisse, tels que les entrées et les sorties. Le récapitulatif de la TVA présente une liste de toutes les TVA traitées.

Feuilles de caisse consolidée

Dans l'application Point de Vente, sous Point de Vente > Session > Consolidé, il y a le récapitulatif des feuilles de caisse.

Ce récapitulatif quotidien prend en compte les sessions de caisse clôturées et fournit les détails suivants :

• Les totaux journaliers par mode de paiement (Voucher, Carte Bancaire et Espèces).

• Les totaux des mouvements (Entrées et Sorties).

• Les totaux d'ouverture, de fermeture, attendus et la différence, basés sur les paiements en espèces.

Par défaut, la liste résultante est vide et il est possible d'effectuer une recherche avancée avec le centre sur une période. Le champ "Centre" est obligatoire et doit être renseigné dans la recherche avancée.

Configuration d'une caisse

La création d'une caisse se fait via Configuration > Points de vente > Caisses

Une caisse est nécessairement rattachée à un Centre (et donc également à l'équipe de gestion dont dépend le Centre).

En fonction du type d'imprimante utilisée, il est nécessaire de configurer le PC utilisé (configuration de l'imprimante) et de préciser le type d'imprimante (iso-a4 ou pos-80) dans la configuration des paramètres de l'équipe de gestion.

Afin de pouvoir faire des modifications dans le catalogue de caisse, il est nécessaire d'accorder les permissions au gérant du Centre en l'assignant au groupe "pos.default.administrator".

Le catalogue et les listes de prix spécifiques à la Caisse sont disponibles via Point de Vente > Catalogue > Listes de prix.

Tickets et impression

Le choix du format d'impression doit se faire dans la configuration d'une équipe de gestion

• Ticket (PoS Printer 80mm)
• A4

On part du principe que l'imprimante par défaut est définie sur chaque poste susceptible d'imprimer un ticket.

Note : S'il s'agit d'une tablette ou d'un poste dédié à la caisse, il est préférable que l'imprimante ticket soit la seule imprimante installée.

Dans le navigateur, les paramètres d'impression sont prévus pour une impression "noir et blanc", et sans affichage des graphiques d'arrière-plan.

• Ticket

  • width: 72mm;
  • padding: 9mm;

• A4

  • width: 210mm;
  • padding: 10mm 69mm;